SEKILAS INFO

     » Alamat : Jl. Alon-alon Utara No. 4 TELP./Fax (0351) 453395 Madiun - 63121      » Kepengurusan Semua Dokumen Kependudukan - GRATIS      » Wajib Akta Kelahiran Usia 0 - 18 Tahun Untuk Menunjang Tercapainya Program KIA      » GUYUB RUKUN AGAWE SANTOSO      » SELAMAT DATANG DI WEBSITE DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN MADIUN
Renstra
Diposting tanggal: 16 Desember 2014

BAB I

PENDAHULUAN

 

 

1.1      Latar Belakang

Pembangunan  pada  hakekatnya  adalah  suatu  proses  perubahan  ke arah yang lebih baik melalui upaya-upaya yang dilakukan secara terencana. Di  dalam  setiap  wacana,  paradigma  pembangunan  hampir  selalu  dikaitkan dengan adanya perubahan-perubahan yang bersifat positif. Namun dampak dari perubahan-perubahan yang bersifat positif tersebut, pada kenyataannya tidak selalu sejajar dengan apa yang terjadi di masyarakat.

Berkaitan   dengan  kondisi  tersebut  diatas,  diperlukan suatu perencanaan  yang  matang  dan  terpadu.  Perencanaan  pembangunan  ini dapat  diartikan  sebagai  suatu  proses  perumusan  alternatif-alternatif  atau keputusan-keputusan  yang  didasarkan  pada  data  dan  fakta  yang  akan digunakan  sebagai  bahan  untuk  melaksanakan  suatu  rangkaian  kegiatan atau  aktivitas  kemasyarakatan,  baik  yang  bersifat  fisik  maupun  non  fisik, dalam rangka mencapai tujuan yang lebih baik, dengan memanfaatkan dan mendayagunakan  seluruh  sumberdaya  yang  ada  serta  memiliki  orientasi yang  bersifat  menyeluruh  dan  lengkap,  namun  tetap  berpegang  pada  azas prioritas.  Secara  umum   perencanaan  berfungsi  sebagai  pedoman  guna mengarahkan         kegiatan  -   kegiatan   dalam       rangka    mencapai          tujuan pembangunan yang ditetapkan. Selain  itu  juga  untuk  memperkirakan  potensi  –  potensi ,    prospek  -  prospek  perkembangan,  hambatan serta     resiko yang mungkin dihadapi pada masa yang akan datang. Perencanaan juga dilakukan untuk  memberikan  pilihan-pilihan  terbaik  untuk  meminimalkan  kemungkinan terjadinya kegagalan pembangunan serta menyusun skala prioritas dari segi pentingnya tujuan sekaligus sebagai alat untuk mengukur atau standar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi terhadap aktivitas yang dilakukan dalam rangka pencapaian suatu tujuan.

 

Sebagaimana amanat Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembanguan Nasional dan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah untuk kedua kalinya dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 dan Peraturan Meneteri dalam Negeri Nomor 54 tahun 2010 tentang pelaksanaan Peraturan pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, tatacara Penyusunan, Penegendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah, bahwa setiap Daerah diwajibkan untuk menyusun perencanaan pembangunan daerah untuk jangka panjang 20 tahun RPJPD, jangka menengah 5 tahun (RPJMD) serta jangka pendek 1 tahun (RKPD).  

Lebih lanjut, setiap SKPD sebagai pelaksana harus menyusun Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah ( Renstra SKPD) untuk mengarahkan perencanaan pembangunan yang akan dilaksanakan oleh SKPD. Renstra SKPD adalah dokumen teknis operasional yang menjadi pedoman dan penyusunan program kerja tahunan dan penyusunan anggaran pembangunan dan belanja sektor kependudukan dan pencatatan sipil selama kurun waktu 5 (lima) tahun ke depan (2013-2018) atau sesuai dengan Undang-Undang Nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, Renstra diartikan sebagai dokumen perencanaan jangka menengah yang menggambarkan visi, misi, tujuan sasaran, kebijakan dan program prioritas.

Dengan adanya Otonomi Daerah tentunya diharapkan Pemerintah Daerah mampu meningkatkan daya saing melalui  prinsip demokrasi, pemerataan, keadilan dan pembangunan, meningkatkan daya guna, potensi dan keanekaragaman sumber daya daerah.

Sebagai pelaksana pelayanan publik di bidang kependudukan dan pencatatan sipil, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mengacu kepada Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006 dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi. Dalam pelayanan dan mekanisme Administrasi Kependudukan dan Pencatatatn Sipil saat ini telah diberlakukan Undang-Undang Negara Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2008 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.

Agar berbagai program dan kegiatan yang akan dilaksanakan dapat berjalan dengan baik, harus disusun dalam suatu perencanaan yang baik dan matang, sehingga program dan kegiatan tidak melenceng dari rencana yang telah ditetapkan. Dalam menyusun Renstra SKPD dibutuhkan beberapa dokumen yang saling memiliki keterkaitan seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini :

 

 

 

Gambar 1.1

Hubungan RPJMD Dan Renstra SKPD

Dalam Dokumen Perencanaan Pembangunan

 

 

 

1.2      Landasan Hukum

Dalam penyusunan Rencana Strategis Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Madiun 2008-2013 dilandasi dasar hukum, sebagai berikut :

  1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan  Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme;
  2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;
  3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;
  4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah kedua kali dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008;
  5. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah;
  6. Undang-Undang Nomor 12 tahun 2006 tentang Kewarganegaraan Republik Indonesia
  7. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan;
  8. Undang-Undang Nomor 17 tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional 2005-2025;
  9. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2008 Persyaratan Tata Cara Pendaftaran Pendaftaran Penduduk Republik Indonesia;
  10. Peraturan Daerah Kabupaten Madiun Nomor 2 Tahun 2008 tentang Urusan Yang Menjadi Kewenangan Kabupaten Madiun;
  11. Peraturan Daerah Kabupaten Madiun Nomor 13 Tahun 2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah kabupaten Madiun;
  12. Peraturan Daerah Kabupaten Madiun Nomor 10 Tahun 2013 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kabupaten Madiun Tahun 2013 – 2018.
  13. Peraturan Bupati Madiun Nomor 49 Tahun 2011 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

 

1.3      Maksud dan Tujuan

1.3.1   Penyusunan Rencana Strategis Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Madiun periode 2013 – 2018 dimaksudkan untuk :

  1. memberikan arah dan pedoman dalam melaksanakan tugas dan menentukan program prioritas di bidang kependudukan dan pencatatan sipil, sehingga sasaran dan target capaian pembangunan yang dilaksanakan di dalam program dan kegiatan yang telah ditetapkan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun kedepan dapat berjalan sesuai dengan kebijakan dan petunjuk teknis yang telah ditetapkan.
  2. memberikan informasi kepada pemangku kepentingan tentang Rencana Strategis Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kabupaten Madiun periode 2013-2018.
  3. mempermudah pengendalian, monitoring, evaluasi dan koordinasi pelaksanaan rencana kegiatan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun ke depan.
  4. memberikan pedoman dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

 

 

 

1.3.2   Tujuan

            Tujuan penyusunan Rencana Strategis Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Madiun periode 2013-2018 adalah :

  1. Mengoptimalkan peran dan fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di dalam perencanaan pembangunan daerah Kabupaten Madiun
  2. Mewujudkan Rencana Strategis yang partisipatif, bermanfaat, tepat sasaran dan berkesinambungan
  3. Mewujudkan pertanggungjawaban dalam mencapai visi, misi dan tujuan serta sasaran pembangunan daerah
  4. Meningkatkan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan pembangunan daerah dengan SKPD terkait

 

1.4      Sistematika Renstra

Sistematika penulisan dari Rencana Strategis Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah sebagai berikut :

BAB I           PENDAHULUAN

1.1      Latar Belakang

1.2      Landasan Hukum

1.3      Maksud dan Tujuan

1.4      Sistematika Penulisan

BAB II          GAMBARAN PELAYANAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN MADIUN

                     2.1    Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi

                     2.2    Sumber Daya Manusia

                     2.3    Kinerja Pelayanan

                     2.4    Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan

BAB III         ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

                     3.1    Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

                     3.2    Telaahan Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih

                     3.3    Telaahan Renstra Kementrerian/Lembaga dan Renstra Provinsi Jawa Timur

                     3.4    Penentuan Isu-Isu Strategis

 

 

BAB IV        MISI, TUJUAN DAN SASARAN STRATEGIS DAN KEBIJAKAN

                     4.1    Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

                     4.2    Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah

BAB V         RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF

BAB VI        INDIKATOR KINERJA SKPD YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD

 

 

BAB II

GAMBARAN PELAYANAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN MADIUN

 

 

2.1    Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Madiun dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Madiun Nomor 13 Tahun 2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Madiun.  Sebagai pelaksana teknis di bidang kependudukan dan pencatatan sipil, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Madiun dalam melaksanakan tugas  dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang dibantu oleh Sekretaris dan 3 (tiga) Kepala Bidang.

Sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Madiun Nomor 13 tahun 2011tentang Organisasi Perangkat Daerah  mempunyai kedudukan, tugas dan fungsi sebagai berikut :

  1. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan unsur pelaksana otonomi daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil yang dipimpin oleh Kepala Dinas, berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
  2. Dinas Kependudukan dan Pencatatan mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah bidang kependudukan dan pencatatan sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan.
  3. Dalam melaksanakan tugas dimaksud, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil menyelenggarakan fungsi :
    1. Perumusan kebijakan teknis sesuai dengan lingkup tugasnya
    2. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum sesuai dengan lingkup tugasnya
    3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya
    4. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya

Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kabupaten Madiun, secara terperinci dijabarkan ke dalam Peraturan Bupati Madiun Nomor 49 Tahun 2011 Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang isinya sebagai berikut :

 

  1. 1.    Kepala Dinas

Kepala Dinas, mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan otonomi daerah pada urusan bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana diatas, Kepala Dinas mempunyai fungsi sebagai berikut:

  1. Penyusunan rumusan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan pencatatan sipil berdasarkan peraturan perundang-undanganyang berlaku;
  2. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
  3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
  4. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian dibidang kependudukan dan pencatatan sipil;
  5. Pelaksanaan pengendalian, pengawasan dan pembinaan di bidang administrasi kepegawaian, pengelolaan anggaran dan pelaksanaan tugas dinas;
  6. Penyelenggaraan keamanan, kebersihan dan kenyamanan bekerja di lingkungan kantor;
  7. Pelaksanaan koordinasi, monitoring, evaluasi dan laporan pelaksanaan bidang kependudukan dan pencatatan sipil, dan
  8. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Bupati.
  9. 2.    Sekretariat

Sekretaris mempunyai tugas melaksanakan pelayanan administrasi di lingkungan Dinas meliputi perencanaan, pengkoordinasian tugas pada bidang-bidang, pengelolaan administrasi umum, rumah tangga, administrasi kepegawaian, dan administrasi keuangan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana diatas, Sekretaris mempunyai fungsi sebagai berikut :

  1. Pengkoordinasian dan penyiapan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja masing-masing bidang secara terpadu;
  2. Pengelolaan dan pengendalian administrasi umum, administrasi kepegawaian, rumah tangga dan keuangan;
  3. Pelaksanaan pelayanan administrasi dinas;
  4. Pengkoordinasian pelaksanaan monitoring, evaluais dan laporan pelaksanaan tugas dinas; dan
  5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, sekretaris dibantu oleh 3 (tiga) orang Kepala Subbagian, yaitu :

  1. Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian, mempunyai tugas :
    1. Melaksanakan dan mengelola surat menyurat dan tata kearsipan;
    2. Melaksanakan dan mengelola urusan rumah tangga, protokoler, upacara dan rapat dinas;
    3. Melaksanakan urusan keamanan, kebersihan dan tatalaksana;
    4. Menyusun, mengelola dan memelihara dana administrasi kepegawaian;
    5. Melaksanakan dan pengendalian tata usaha pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan barang inventaris sesuai ketentuan yang berlaku; dan
    6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris.
    7. Kepala Subbagian Keuangan, mempunyai tugas :
      1. Menyiapkan dan menghimpun bahan-bahan untuk keperluan penyusunan APBD di lingkungan Dinas;
      2. Melaksanakan administrasi pengelolaan keuangan dan pertanggungjawaban keuangan;
      3. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan secara berkala sesuai peraturan perundang-undangan; dan
      4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.

 

  1. Kepala Subbagian Program dan Laporan, mempunyai tugas :
    1. Menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kerja dan pelaksanaan tugas bidang-bidang secara terpadu;
    2. Menyiapkan, mengolah dan melakukan sistematika data untuk penyusunan program dan kegiatan dinas secara terintegrasi dengan bidang-bidang yang ada;
    3. Menghimpun dan menyiapkan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar pelaksanaan program kerja dan kegiatan;
    4. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan analisis terhadap pelaksanaan program dan kegiatan;
    5. Menyusun laporan pelaksanaan program dan kegiatan secara insidentil dan berkala; dan
    6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.
    7. 3.    Bidang Pendaftaran Penduduk

Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas yang meliputi melaksanakan pendaftaran penduduk, menyusun kebijakan pendaftaran penduduk, menyelenggarakan fasilitasi, bimbingan teknis, supervisi dan konsultasi serta melaksanakan pelayanan pendaftaran penduduk dalam sistem administrasi kependuudkan dengan menyusun dan memelihara data Bidang Pendaftaran Penduduk.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas, Kepala Bidang pendaftaran penduduk mempunyai fungsi sebagai berikut :

  1. Penyusunan kebijakan teknis, perencanaan dan program kerja pada Bidang Pendaftaran Penduduk;
  2. Pelaksanaan pembinaan, pengembangan, dan pemberdayaan pendaftaran penduduk;
  3. Pelaksanaan fasilitasi, bimbingan teknis, supervisi, dan konsultasi pada kegiatan pendaftaran penduduk;
  4. Penyelenggaraan pelayanan pendaftaran penduduk dalam sistem administrasi kependudukan dengan menyusun dan memelihara data Bidang Pendaftaran Penduduk;
  5. Penyelenggaraan penerbitan dokumen kependudukan hasil pendaftaran penduduk;
  6. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas pada Bidang Pendaftaran Penduduk; dan
  7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk membawahi  2 (dua) orang Kepala Seksi, yaitu :

  1. Kepala Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk, mempunyai tugas :
    1. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja pada Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk;
    2. Menyiapkan bahan penetapan kebijakan pendaftaran penduduk;
    3. Melaksanakan pencatatan dan pemutakhiran biodata penduduk, serta penerbitan Nomor Induk Kependudukan (NIK);
    4. Melaksanakan pendaftaran dan pemrosesan Kartu Keluarga;
    5. Melaksanakan pendaftaran dan pemrosesan Kartu Tanda Penduduk;
    6. Melaksanakan pemrosesan surat keterangan yang berkaitan dengan Administrasi Penduduk;
    7. Melaksanakan fasilitasi, bimbingan teknis, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan pendaftaran penduduk;
    8. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas pada Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk; dan
    9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pendaftraan Penduduk.
    10. Kepala Seksi Perpindahan Penduduk, mempunyai tugas :
      1. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja pada Seksi Perpindahan Penduduk;
      2. Melaksanakan pendaftaran, pencatatan dan pemrosesan permohonan pindah alamat;
      3. Melaksanakan pendaftaran, pencatatan dan pemrosesan permohonan pindah datang penduduk;
      4. Melaksanakan pendaftaran, pencatatan dan pemrosesan permohonan atas terjadinya perubahan pada kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk;
      5. Melaksanakan pendaftaran, penelitian berkas, pencatatan dan pemrosesan permohonan status kewarganegaraan dan ganti nama;
      6. Menyelenggarakan pendaftaran Warga Negara Indonesia tinggal sementara;
      7. Menyelenggarakan evaluasi dan menyusun laporan pelkasanaan tugas pada Seksi Perpindahan Penduduk; dan
      8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk.

 

  1. 4.    Bidang Pencatatan Sipil

Kepala Bidang Pencatatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas yang meliputi melaksanakan penetapan kebijakan pencatatan sipil dalam sistem administrasi kependudukan, menyelenggarakan fasilitasi, bimbingan teknis, supervisi dan konsultasi dalam urusan pencatatan sipil, memelihara data pada Bidang Pencatatan Sipil, menyelenggarakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan pada menyelenggarakan pencatatan sipil, pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia pengelola pencatatan sipil, dan menyelenggarakan pengawasan atas penyelenggaraan pencatatan sipil.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana diatas, Kepala Bidang Pencatatan Sipil mempunyai tugas :

  1. Penyusunan kebijakan teknis, perencanaan dan program kerja pada Bidang Pencatatan Sipil;
  2. Pelaksanaan pembinaan, pengembangan, pemberdayaan dan penyelenggaraan pelayanan sipil dalam sistem administrasi kependudukan;
  3. Pelaksanaan fasilitasi, bimbingan teknis, supervisi dan konsultasi pelaksanaan pencatatan sipil;
  4. Penyelenggaraan pelayanan pendaftaran penduduk dalam sistem administrasi kependudukan;
  5. Penyusunan dan pemeliharaan data Bidang Pencatatan Sipil;
  6. Penyelenggaraan koordinasi dalam urusan pencatatan sipil;
  7. Pelaksanaan pencatatan peristiwa penying lainnya;
  8. Penyelenggaraan penatausahaan dokumen pencatatan sipil;
  9. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas pada Bidang Pencatatan Sipil;
  10. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Kepala Bidang Pencatatan Sipil membawahi  2 (dua) orang Kepala Seksi, yaitu : 

  1. Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian, mempunyai tugas :
    1. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja pada Seksi Kelahiran dan Kematian;
    2. Melaksanakan pencatatan lahir mati;
    3. Melaksanakan pencatatan dan pemrosesan permohonan atas terjadinya perubahan Akta Kelahiran;
    4. Melaksanakan penerbitan dokumen kependudukan hasil pencatatan sipil;
    5. Melaksanakan pendaftaran, penelitian dan pencatatan berkas serta pemrosesan Akta Kelahiran dan Akta Kematian bagi Warga Negara Indonesia dan Warga Negara Asing;
    6. Melaksanakan pemrosesan surat keterangan yang berhubungan dengan peristiwa kelahiran dan kematian Warga Negara Indonesia dan Warga Negara Asing;
    7. Melaksanakan pencatatan dan pemberian surat keterangan laporan kelahiran dan kematian;
    8. Melaksanakan pencatatan perubahan nama;
    9. Melaksanakan pencatatan perubahan dan pembatalan akta;
    10. Melaksanakan pencatatan perubahan status kewarganegaraan;
    11. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas pada Seksi Kelahiran dan Kematian; dan
    12. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Kepala Bidang Pencatatan Sipil.
    13. Kepala Seksi Perkawinan, Perceraian dan Pengangkatan/ Pengesahan Anak mempunyai tugas :
      1. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan program kerja pada Seksi Perkawinan, Perceraian dan Pengangkatan/Pengesahan Anak;
      2. Melaksanakan pencatatan perkawinan, perceraian, pengangkatan anak, pengakuan anak dan pengesahan anak;
      3. Melaksanakan penerbitan dokumen kependudukan hasil pencatatan sipil;
      4. Melaksanakan pendaftaran, penelitian dan pencatatan berkas serta pemrosesan Akta Perkawinan yang bukan beragama Islam bagi Warga Negara Indonesia dan Warga Negara Asing;
      5. Melaksanakan pendaftaran, penelitian dan pencatatan berkas serta pemrosesan Akta Perceraian yang bukan beragama Islam bagi Warga Negara Indonesia dan Warga Negara Asing;
      6. Melaksanakan pendaftaran, penelitian dan pencatatan berkas serta pemrosesan pangangkatan anak, pengakuan anak dan pengesahan anak;
      7. Melaksanakan pendaftaran, penelitian dan pencatatan berkas laporan perkawinan, perceraian, pengangkatan anak, pengakuan anak dan pengesahan anak yang peristiwanya di luar negeri bagi Warga Negara Indonesia;
      8. Melaksaakan pemrosesan surat keterangan yang berhubungan dengan peristiwa perkawinan, perceraian, pengangkatan anak, pengakuan anak dan pengesahan anak yang peristiwanya di luar negeri bagi Warga Negara Indonesia;
      9. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas pada Seksi Perkawinan, Perceraian dan Pengangkatan/ Pengesahan Anak; dan
      10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pencatatan Sipil.
      11. 5.    Bidang Informasi dan Administrasi Kependudukan

Kepala Bidang Informasi dan Administrasi Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagaian tugas Kepala Dinas yang meliputi melaksanakan penetapan kebijakan Pengelolaan Informasi dan Administrasi Kependudukan; menyelenggarakan pelayanan data kependudukan; melaksanakan fasilitasi, sosialisasi, bimbingan teknis, supervisi dan penyuluhan kependudukan; melaksanakan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia pengelola Informasi Administrasi dan Kependudukan; serta menyelenggarakan pengawasan atas kegiatan informasi dan administrasi kependudukan sipil.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Kepala Bidang Informasi dan Administrasi Kependudukan mempunyai fungsi :

  1. Penyusunan kebijakan teknis, perencanaan dan program kerja pada Bidang Informasi dan Administrasi Kependudukan;
  2. Pelaksanaan pembinaan, pengembangan, pemberdayaan dan penyelenggaraan Pengelolaan Informasi dan Administrasi Kependudukan;
  3. Penyiapan bahan penetapan kebijakan pengelolaan informasi administrasi kependudukan;
  4. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas pada Bidang Informasi dan Administrasi Kependudukan; dan
  5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Kepala Bidang Informasi dan administrasi kependudukan membawahi 2 (dua) orang Kepala Seksi yaitu:

  1. Kepala Seksi Informasi Administrasi Kependudukan, mempunyai tugas :
    1. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja pada Seksi Informasi Administrasi Kependudukan;
    2. Melaksanakan kegiatan sosialisasi/penyuluhan kependudukan, pencatatan sipil dan administrasi kependudukan lainnya;
    3. Melaksanakan sistem informasi administrasi kependudukan;
    4. Melaksanakan pembinaaan dan pengembangan sumber daya manusia pengelola informasi administrasi kependudukan;
    5. Melaksanakan koordinasi secara terpadu dengan satuan kerja terkait dalam rangka mendukung kegiatan penyuluhan kependudukan, pencatatan sipil dan administrasi kependudukan lainnya;
    6. Melaksanakan perencanaan, pengadaan, mendistribusikan metode dan sarana penyuluhan Kependudukan, Pencatatan Sipil dan Administrasi Kependudukan lainnya;
    7. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas pada Seksi Informasi administrasi Kependudukan; dan
    8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Informasi dan Administrasi Kependudukan.
    9. Kepala Seksi Pengelolaan Data Kependudukan, mempunyai tugas :
      1. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan danprogram kerja pada Seksi Pengelolaan Data Kependudukan;
      2. Menyelenggarakan fasilitasi, sosialisasi, bimbingan teknis, advokasi, supervisi dan konsultasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan;
      3. Melaksanakan koordinasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan;
      4. Menyelenggarakan pembangunan dan pengembangan jaringan komunikasi data;
      5. Menyelenggarakan penyediaan perangkat keras dan perlengkapan lainnya serta jaringan komunikasi data sampai dengan tingkat kecamatan atau keluarahan sebagai tempat pelayanan dokumen penduduk;
      6. Menyelenggarakan pembanguna replikasi data kependudukan di daerah, pembangunan bank data kependudukan Kabupaten Madiun dan pembangunantempat perekaman data kependudukan di kecamatan;
      7. Melaksanakan perekaman data hasil pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil serta pemutakhiran data penduduk menggunakan sistem informasi adminsitrasi kependudukan;
      8. Melaksanakan penyajian diseminasi informasi penduduk, perlindungan data pribadi penduduk pada bank data kependudukan kabupaten dan perlindungan data pribadi penduduk dalam proses dan hasil pendaftaran penduduk serta pencatatan sipil;
      9. Menyelenggarakan pendataan penduduk rentan Administrasi Kependudukan;
      10. Melaksanakan pengumpulan, menganalisi, menyusun dan memelihara data Administrasi Kependudukan;
      11. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas pada Seksi Pengelolaan Data Kependudukan;
      12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Informasi dan Administrasi Kependudukan.

 

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kabupaten Madiun

 

KEPALA DINAS

 

 

 

 

SEKRETARIAT

KELOMPOK JABATAN FUNSIONAL

SUBBAG UMUM & KEPEGAWAIAN

SUBBAG PROGRAM DAN LAPORAN

SUBBAG KEUANGAN

BIDANG INFORMASI DAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

BIDANG PENCATATAN SIPIL

BIDANG PENDAFTARAN PENDUDUK

SEKSI INFORMASI ADM. KEPENDUDUKAN

 

SEKSI KELAHIRAN DAN KEMATIAN

SEKSI KK DAN KTP

SEKSI PENGELOLAAN DATA KEPENDUUDKAN

SEKSI PERKAWINAN, PERCERAIAN DAN PENGANGKATAN/ PENGESAHAN ANAK

 

SEKSI PERPINDAHAN PENDUDUK

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2    Sumber Daya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Sebagai pelaksana teknis di bidang kependudukan dan pencatatan sipil, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Madiun memerlukan sarana prasarana yang memadai dan sumberdaya manusia yang handal untuk melakukan pelayanan kepada masyarakat.

Dalam melaksanakan pelayanan kepada masyrakat, Dinas kependudukan dan pencatatan Sipil Kabupaten Madiun didukung oleh sumberdaya manusia sebagai berikut :

 

Tabel 2.1

Komposisi Sumber Daya Aparatur Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kabupaten Madiun

Tahun 2013

 

No.

Jabatan

Jumlah

1

Kepala Dinas

1

2

Sekretaris Dinas

-

3

Kepala Bidang

3

4

Kepala Sub Bagian

3

5

Kepala seksi

6

6

Staf

18

Jumlah

31

 

Dengan komposisi sebagaimana tertuang dalam 2.1 diatas, dapat diketahui terdapat kekosongan dalam jabatan Sekretaris Dinas karena memasuki Masa Persiapan Pensiun terhitung sejak tanggal 1 Pebruari 2013.

 

Tabel 2.2

Jumlah Aparatur Berdasarkan Eselonering

Tahun 2013

 

No.

Eselon

Jumlah

1

ESELON II.B

1

2

ESELON III.A

-

3

ESELON III.B

3

4

ESELON IV.A

9

Jumlah

13

 

Dengan melihat tabel 2.2 diatas, terlihat kekosongan pada Eselon III.A yang merupakan Eselon dari Jabatan Sekretaris Dinas, seperti yang sudah kami sampaikan diatas bahwa Sekretaris Dinas telah memasuki Masa Persiapan Pensiun (MPP) terhitung sejak tanggal 1 Oktober 2013.

 

 

Tabel 2.3

Jumlah Aparatur Berdasarkan Golongan/Ruang

Tahun 2013

 

NO.

Golongan/Ruang

Jumlah

1

IV/e  (Pembina Utama)

-

2

IV/d (Pembina Utama Madya)

-

3

IV/c (PembinaUtama Muda)

1

4

IV/b (Pembina Tingkat I)

2

5

IV/a (Pembina)

1

6

III/d (Penata Tingkat I)

6

7

III/c (Penata)

6

8

III/b (Penata Muda Tingkat I)

7

9

III/a (Penata Muda)

4

10

II/d (Pengatur Tingkat I)

-

11

II/c (Pengatur)

2

12

II/b (Pengatur Muda Tingkat I

-

13

II/a (Pengatur Muda)

-

14

I/d (Juru Tingkat I)

 

15

I/c (Juru)

1

16

I/b ( Juru Muda Tingkat I)

-

17

I/a (Juru Muda)

-

18

PTT

1

JUMLAH

31

 

Seperti yang terlihat pada gambar 2.3 diatas, dengan komposisi gplongan/ ruang yang lebih didominasi oleh PNS dengan golongan/ ruang III mendominasi struktur kepegawaian di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Dengan komposisi seperti itu diharapkan dapat mendukung kinerja pelayanan untuk lebih optimal.

 

 

 

Tabel 2.4

Jumlah Aparatur

Berdasarkan Jenjang Pendidikan Formal

Tahun 2013

 

No

Jenjang Pendidikan

Jumlah

1

Magister ( S2 )

1

2

Sarjana ( S1)

22

3

Diploma III

1

4

SMA / Sederajat

5

5

SMP / Sederajat

2

6

SD / Sederajat

-

JUMLAH

31

 

Tabel 2.5

Jumlah Pejabat Struktural

Mengikuti Diklat Kepemimpinan

Tahun 2013

 

Jabatan Struktural

Diklat Kepemimpinan

Nama Jabatan

Jumlah

Pim I

Pim II

Pim III

Pim IV

Kepala Dinas

1

-

-

-

-

Sekretaris

-

-

-

-

-

Kepala Bidang

3

-

-

3

-

Kepala Subbagian

3

-

-

-

2

Kepala Seksi

6

-

-

-

3

 

Sumber Daya Manusia seperti yang tercantum pada tabel-tabel diatas, dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi dalam menunjang kinerja pelayanan, didukung oleh inventaris penunjang sebagaimana terlihat dalam tabel berikut :

 

 

 

 

Tabel 2.6

Daftar Inventaris Barang

Tahun 2013

 

No.

Nama Inventaris

Jumlah

Kondisi

Baik

Sedang

Rusak

1

Kendaraan

 

 

 

 

 

Roda 4

2

1

1

 

 

Roda 2

9

5

3

1

2

Gedung Kantor

 

 

 

 

 

Ruangan

8

 

8

 

3

Peralatan Kantor

 

 

 

 

 

Meja Pimpinan

1

1

 

 

 

Kursi Pimpinan

1

1

 

 

 

Meja Kerja

35

35

 

 

 

Kursi Kerja

35

35

 

 

 

Filling Besi

19

7

6

6

 

Lemari Kayu

4

3

1

 

 

Lemari Kaca

1

1

 

 

 

Mesin Tik Manual

3

 

1

2

 

Laptop

7

5

2

 

 

Note Book

5

5

 

 

 

Printer

44

30

14

0

 

Komputer

44

25

4

15

 

Telepon

3

3

 

 

 

Televisi

2

2

 

 

 

Kursi Lipat

35

35

 

 

 

Inventaris yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Spil ini diharapkan dapat menunjang kinerja sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan. Dari daftar inventaris diatas, diketahui bahwa Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil tidak memiliki gedung kantor sendiri, tetapi masih menjadi satu dengan kantor BAPPEDA. Keadaan ini yang menjadikan situasi yang kurang representatif untuk sebuah instansi pelayanan.

2.3    Kinerja Pelayanan

Sebagai pelaksana teknis di bidang kependudukan dan pencatatan sipil, ada beberapa indikator yang digunakan sebagai tolok ukur keberhasilan kinerja.  Sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standard Pelayanan Minimal Bidang Pemerintahan Dalam Negeri, ada 4 (empat) indikator yang digunakan, yaitu :

  1. Cakupan Penerbitan Kartu Keluarga
  2. Cakupan Penerbitan Kartu Tanda Penduduk
  3. Cakupan Penerbitan Akta Kelahiran
    1. Cakupan Penerbitan Akta Kematian

Capaian Kinerja yang telah dicapai SKPD dapat dijabarkan pada Tabel 1. Kinerja yang dicapai belum bisa memenuhi standar yang ditetapkan, dikarenakan banyak faktor yang mempengaruhi, diantaranya adalah :

  1. Letak geografis Kabupaten Madiun yang meliputi hutan dan pegunungan membuat jarak tempuh yang jauh, sehingga menyulitkan petugas untuk menjangkau seluruh wilayah.
  2. Kurangnya pemahaman masyarakat akan arti pentingnya dokumen kependudukan, sehingga masyarakat hanya mengurus dokumen jika diperluakan saja.
  3. Terbatasnya sarana dan prasarana pendukung pelayanan
  4. Terbatasnya anggaran yang tersedia.
  5. Terbatasnya jumlah SDM yang tersedia

Untuk  mencukupi kebutuhan biaya pelayanan, berikut kami sajikan Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan seperti yang tertuang dalam Tabel 2.7  berikut ini.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dari tabel 2.7  diatas, dapat diketahui bahwa selama kurun waktu 2008 – 2012 Realisasi Pendapatan cenderung melebihi target yang telah ditetapkan. Pendapatan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil diperoleh melalui retribusi cetak dokumen KK dan KTP serta cetak Akta-akta Pencatatan Sipil. Tercapai atau tidaknya realisasi pendapatan dipengaruhi oleh bermacam-macam faktor, baik internal maupun internal.

Faktor internal antara lain adalah terbatasnya jumlah sarana dan prasarana yang ada sehingga belum bisa menjangkau wilayah-wilayah yang terpencil. Sedangkan faktor eksternal adalah masih kurangnya kesadaran masyarakat akan kepemilikan dokumen kependudukan. Masyarakat masih cenderung mengurus dokumen kependudukan hanya ketika dokumen tersebut digunakan sebagai persyaratan pengurusan kepentingan tertentu. Contohnya ketika ada konversi Minyak Tanah ke LPG, masyarakat berbondong-bondong mengurus KTP dan KK karena diperlukan sebagai persyaratan mendapatkan LPG.

 

2.4    Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil  mengalami berbagai macam persoalan, baik itu  berupa peluang maupun tantangan yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja. Tantangan dan peluang tersebut antara lain :

  1. Tantangan
    1. Belum optimalnya pemahaman masyarakat akan kepemilikan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil
    2. Belum optimalnya regulasi yang mendukung kemanfaatan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil di semua sektor
    3. Terbatasnya SDM pelayanan yang berkualitas
    4. Terbatasnya kewenangan pengelolaan keuangan daerah
    5. Peluang
      1. Adanya Renstra Kementrian/ Lembaga dan Renstra Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Timur
      2. Adanya teknologi informasi yang selalu berkembang
      3. Adanya dokumen RPJPD, RPJMD dan RKPD sebagai acuan
      4. Adanya peningkatan kualitas SDM melalui pendidikan dan pelatihan
      5. Meningkatnya motivasi masyarakat dalam kepemilikan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil

 

BAB III

ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

 

 

3.1      Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Madiun menemui berbagai macam permasalahan maupun kendala yang disebabkan oleh beberapa faktor baik internal maupun eksternal.

Dari faktor internal kendala dan permasalahan yang dihadapi antara lain :

  1. Sumber Daya Manusia yang terbatas
  2. Sarana dan Prasarana Kantor yang kurang memadai, diantaranya peralatan yang sudah usang
  3. Terbatasnya jumlah ruangan kantor, sehingga kurang representatif jika dipergunakan untuk kegiatan pelayanan
  4. Tidak terdapatnya ruangan yang bisa digunakan sebagai gudang penyimpanan dokumen permohonan penerbitan akta yang bersifat aktif sepanjang masa maupun gudang sebagai tempat penyimpanan blangko dan formulir dokumen kependudukan.

Dari faktor eksternal, kendala dan permasalahan yang dihadapi antara lain :

  1. Letak geografis Kabupaten Madiun yang berupa pegunungan dan hutan
  2. Rendahnya pemahaman masyarakat akan arti penting dokumen kependudukan

 

3.2      Telaahan Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih

Bupati dan Wakil Bupati Terpilih Masa Jabatan 2013 – 2018, telah menetapkan visi dan misi sebagai acuan dalam arah kebijakan pembangunan. Visi<